VAT OSS - zgłoszenie w trakcie kwartału

Rozpoczęcie korzystania z procedury One Stop Shop (OSS) przez podatników może być zagadnieniem budzącym wiele pytań, zwłaszcza w kontekście możliwości jej stosowania w trakcie kwartału, a nie tylko od jego początku. W niniejszym artykule omówimy, jakie warunki muszą zostać spełnione, aby podatnik mógł rozpocząć korzystanie z procedury OSS w trakcie kwartału, jakie są tego konsekwencje, oraz jakie przepisy prawne regulują tę kwestię.

Procedura OSS – co to jest?

Procedura One Stop Shop (OSS) to uproszczony system rozliczania podatku VAT, który został wprowadzony na terenie Unii Europejskiej w celu ułatwienia rozliczeń VAT przez przedsiębiorstwa dokonujące sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów (B2C) w różnych krajach członkowskich UE. Dzięki OSS podatnicy mogą rozliczać VAT za wszystkie transakcje wewnątrzunijne w jednym kraju członkowskim, co znacząco upraszcza proces administracyjny i eliminuje konieczność rejestracji VAT w każdym kraju, w którym prowadzona jest sprzedaż.

Zasady ogólne stosowania OSS

Zasadniczo, aby móc skorzystać z procedury OSS, podatnik musi się zarejestrować w tej procedurze. Rejestracja odbywa się poprzez złożenie formularza VIU-R do właściwego organu podatkowego – w Polsce jest to Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Zgodnie z art. 57d ust. 1 rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r., procedura OSS stosowana jest od pierwszego dnia kwartału następującego po złożeniu zgłoszenia przez podatnika. W praktyce oznacza to, że jeśli podatnik zarejestruje się np. 15 kwietnia, to procedura OSS zacznie obowiązywać dopiero od 1 lipca.

Możliwość rozpoczęcia stosowania OSS w trakcie kwartału

Prawo unijne przewiduje jednak pewne odstępstwa od tej zasady. Podatnik może bowiem rozpocząć korzystanie z procedury OSS w trakcie kwartału, pod warunkiem że spełni określone warunki. Zgodnie z art. 57d ust. 1 wspomnianego rozporządzenia, jeśli podatnik dokonuje pierwszej dostawy towarów lub świadczenia usług, które mają być objęte procedurą OSS, przed początkiem kolejnego kwartału, to procedura ta może zostać zastosowana od dnia tej pierwszej dostawy lub świadczenia usług. Kluczowe jest jednak, aby podatnik poinformował organ podatkowy państwa członkowskiego identyfikacji (w Polsce – Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście) o rozpoczęciu działalności objętej procedurą OSS nie później niż dziesiątego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce ta pierwsza dostawa towarów lub świadczenie usług.

Przykład: Jeśli podatnik rozpoczął sprzedaż towarów objętą procedurą OSS w dniu 1 sierpnia 2021 r., to może on rozpocząć korzystanie z tej procedury od tego dnia, pod warunkiem że zgłosi ten fakt do urzędu skarbowego do 10 września 2021 r. W takiej sytuacji nie musi czekać na rozpoczęcie kolejnego kwartału, aby rozliczać transakcje w ramach OSS.

Podstawa prawna

Podstawą prawną umożliwiającą rozpoczęcie stosowania procedury OSS w trakcie kwartału jest art. 57d ust. 1 rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011. Przepis ten stanowi, że :

„jeżeli pierwsza dostawa towarów lub świadczenie usług, które ma zostać objęte procedurą nieunijną lub procedurą unijną, ma miejsce przed początkiem kwartału kalendarzowego, w którym zgodnie z zasadą ogólną zaczęłaby obowiązywać procedura szczególna, to procedurę szczególną stosuje się od dnia tej dostawy lub świadczenia usług, pod warunkiem że podatnik poinformuje organ państwa członkowskiego identyfikacji o rozpoczęciu swojej działalności, która ma być objęta procedurą, nie później niż dziesiątego dnia miesiąca następującego po tej pierwszej dostawie towarów lub świadczeniu usług.”

Wymagania formalne

Aby móc skorzystać z możliwości rozpoczęcia procedury OSS w trakcie kwartału, podatnik musi spełnić kilka warunków formalnych:

Złożenie zgłoszenia rejestracyjnego VIU-R: Podatnik musi zarejestrować się w procedurze OSS, składając odpowiednie zgłoszenie rejestracyjne (formularz VIU-R) do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. W zgłoszeniu należy podać datę rozpoczęcia korzystania z procedury.
Poinformowanie organu podatkowego: Jeżeli pierwsza transakcja, która ma być objęta procedurą OSS, ma miejsce przed początkiem kolejnego kwartału, podatnik musi poinformować organ podatkowy o rozpoczęciu działalności objętej procedurą OSS nie później niż dziesiątego dnia miesiąca następującego po tej pierwszej transakcji.
Dokumentacja transakcji: Podatnik musi prowadzić odpowiednią dokumentację wszystkich transakcji objętych procedurą OSS, aby móc je prawidłowo rozliczać w systemie OSS. Wymagana jest szczegółowa ewidencja sprzedaży, która będzie podstawą do prawidłowego rozliczenia VAT.

Konsekwencje rozpoczęcia stosowania OSS w trakcie kwartału

VAT OSS - zgłoszenie w trakcie kwartału - Rozpoczęcie korzystania z procedury OSS w trakcie kwartału ma istotne konsekwencje dla podatnika. Przede wszystkim, podatnik może od razu zacząć rozliczać VAT od transakcji wewnątrzunijnych w ramach jednego systemu, co upraszcza cały proces administracyjny. Nie musi czekać na początek kolejnego kwartału, co jest szczególnie korzystne w przypadku intensywnej działalności handlowej.

Należy jednak pamiętać, że jeżeli podatnik nie zgłosi swojej pierwszej transakcji w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce ta transakcja, nie będzie mógł skorzystać z procedury OSS od tej daty. Wówczas procedura OSS będzie obowiązywać dopiero od początku kolejnego kwartału.

Przykład praktyczny

Załóżmy, że firma X, zajmująca się sprzedażą towarów na terenie całej Unii Europejskiej, zdecydowała się na rejestrację w procedurze OSS. Firma rozpoczęła sprzedaż do konsumentów w innych krajach UE 1 sierpnia 2021 r. Zgodnie z zasadami, aby rozpocząć korzystanie z procedury OSS od razu, firma X musi zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego do 10 września 2021 r.

Jeśli firma spełni ten warunek, będzie mogła rozliczać VAT od wszystkich transakcji wewnątrzunijnych od 1 sierpnia 2021 r. w ramach procedury OSS. W przeciwnym razie, jeśli zgłoszenie zostanie złożone po 10 września, procedura OSS zacznie obowiązywać dopiero od 1 października 2021 r., a wszystkie transakcje dokonane przed tym dniem muszą być rozliczone zgodnie z dotychczasowymi przepisami.

VAT OSS - zgłoszenie w trakcie kwartału - podsumowanie

Możliwość rozpoczęcia korzystania z procedury OSS w trakcie kwartału jest istotnym udogodnieniem dla podatników prowadzących działalność transgraniczną na terenie Unii Europejskiej. Umożliwia to bardziej elastyczne i efektywne rozliczanie podatku VAT, eliminując konieczność oczekiwania na rozpoczęcie nowego kwartału. Kluczowe jest jednak, aby podatnicy pamiętali o spełnieniu wszystkich formalnych wymagań, w tym zgłoszeniu pierwszej transakcji w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po jej dokonaniu. Dzięki temu będą mogli w pełni korzystać z procedury OSS i jej korzyści.

Dla firm, które regularnie sprzedają towary lub świadczą usługi na terenie całej Unii Europejskiej, OSS jest nie tylko narzędziem ułatwiającym rozliczenia, ale także sposobem na uproszczenie administracji podatkowej i redukcję kosztów związanych z prowadzeniem działalności w różnych krajach UE.