Kwalifikacja wydatków jako remont czy ulepszenie środka trwałego – przepisy i zasady

Interpretacja wydatków na remonty i ulepszenia środków trwałych jest kluczowym zagadnieniem w zakresie podatków i rachunkowości. Prawidłowa kwalifikacja tych wydatków decyduje o tym, czy mogą one być bezpośrednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, czy też powinny być amortyzowane poprzez zwiększenie wartości początkowej środka trwałego. To rozróżnienie ma istotne znaczenie zarówno dla przedsiębiorców, jak i organów podatkowych, gdyż wpływa bezpośrednio na rozliczenia podatkowe.

Podstawa prawna – regulacje ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych

Zagadnienie to regulują przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 600 ze zm.) – dalej ustawa o CIT. Przepisy ustawy o CIT rozróżniają wydatki poniesione na remont środków trwałych, które można bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, oraz wydatki na ulepszenie środków trwałych, które powiększają wartość początkową i podlegają amortyzacji.

Zgodnie z art. 15 ust. 6 ustawy o CIT, kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane zgodnie z art. 16a-16m. Wydatki na ulepszenie środka trwałego, zgodnie z art. 16g ust. 13, powiększają wartość początkową środka trwałego, a ich amortyzacja następuje zgodnie z przepisami dotyczącymi amortyzacji.

Wydatki na remont mogą być natomiast bezpośrednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, który przewiduje, że kosztem uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Remont a ulepszenie – definicje i różnice

Kwalifikacja wydatków jako remont czy ulepszenie środka trwałego – przepisy i zasady - przepisy ustawy o CIT nie zawierają definicji takich pojęć jak remont czy ulepszenie, co często prowadzi do konieczności sięgania do innych aktów prawnych. Pojęcie remontu jest określone w ustawie z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 682 ze zm.). Zgodnie z art. 3 pkt 8 tej ustawy, remont to wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym.

Remont polega na przywróceniu środka trwałego do stanu pierwotnego, bez zmiany jego wartości użytkowej. Jest to eliminowanie usterek wynikających z eksploatacji środka trwałego i przywracanie jego pierwotnej zdolności użytkowej. Przykładem mogą być wymiana uszkodzonych elementów budynku, naprawa dachów, malowanie ścian, usuwanie przecieków, wymiana instalacji elektrycznej, o ile nie prowadzi to do zwiększenia funkcjonalności obiektu.

Ulepszenie, zgodnie z art. 16g ust. 13 ustawy o CIT, oznacza działania takie jak przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja czy modernizacja, które powodują wzrost wartości użytkowej środka trwałego w porównaniu do wartości z dnia jego przyjęcia do używania. Ulepszenie ma na celu zwiększenie wydajności, przedłużenie okresu użytkowania, poprawę jakości, obniżenie kosztów eksploatacji czy dostosowanie do zmienionych potrzeb funkcjonalnych. Wydatki poniesione na ulepszenie, jeśli przekraczają 10.000 zł, muszą być amortyzowane. Biuro rachunkowe może pomóc sprawnie zarządzać rozliczeniem tego rodzaju transakcji.

Przykład interpretacji przepisów – remont dachu i elewacji

W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 grudnia 2023 r. (nr 0111-KDIB1-2.4010.529.2023.1.AW), omawiane jest rozróżnienie między wydatkami na remont a ulepszenie. W sprawie tej spółka przeprowadziła remont dachu i elewacji budynku kotłowni:

1. Wydatki na remont dachu:

   • Usunięcie starego pokrycia dachowego i położenie nowej papy termozgrzewalnej, usunięcie i wymiana obróbek blacharskich, remont kominów i murów ogniowych.

   • Wydatki te uznano za koszty remontowe, ponieważ przywracają pierwotną wartość użytkową budynku, nie zwiększając jego funkcji ani wartości użytkowej.

2. Wydatki na modernizację elewacji:

   • Ocieplenie ścian styropianem, pokrycie siatką, klejem, tynkiem strukturalnym i malowanie farbą.

   • Wydatki te zakwalifikowano jako ulepszenie, ponieważ poprawiają właściwości izolacyjne budynku, co wpływa na obniżenie kosztów ogrzewania i podniesienie standardu technicznego.

W związku z tym wydatki na remont dachu mogły być zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 4d ustawy o CIT, podczas gdy wydatki na ocieplenie elewacji musiały być amortyzowane zgodnie z art. 16g ust. 13 ustawy o CIT.

Inne przepisy wpływające na klasyfikację wydatków

Kwalifikacja wydatków może mieć wpływ również na zasady rachunkowości określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). W zakresie rachunkowości wydatki na ulepszenie środka trwałego zwiększają wartość bilansową środka trwałego i są amortyzowane zgodnie z przyjętymi przez jednostkę zasadami, co może wpływać na wynik finansowy.

Podstawa do amortyzacji – art. 16g ust. 13 ustawy o CIT stanowi, że wartość początkową środka trwałego powiększa się o wydatki na jego ulepszenie, jeżeli suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku przekracza 10.000 zł. Wartość ta stanowi podstawę do naliczania odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 16a-16m ustawy o CIT.

Różnice w klasyfikacji i konsekwencje podatkowe

Różnica między nakładami na remont a nakładami na ulepszenie środków trwałych polega głównie na tym, że pierwsze z nich zmierzają do podtrzymania, odtworzenia wartości użytkowej środków trwałych, a drugie do podwyższenia bądź istotnej zmiany cech użytkowych tych składników majątkowych. Remont pozwala zaliczyć wydatki bezpośrednio do kosztów, co obniża podstawę opodatkowania w momencie poniesienia kosztu. Natomiast wydatki na ulepszenie wpływają na zwiększenie wartości środka trwałego, co oznacza rozłożenie kosztu na okres amortyzacji, co może być korzystne lub niekorzystne w zależności od strategii

podatkowej przedsiębiorstwa.

Kwalifikacja wydatków jako remont czy ulepszenie środka trwałego – przepisy i zasady - podsumowanie

• Prace remontowe – można bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli mają na celu przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego.

• Prace modernizacyjne i ulepszenia – wymagają zwiększenia wartości początkowej środka trwałego i są rozliczane poprzez amortyzację.

• Kwota 10.000 zł – stanowi próg, powyżej którego wydatki na ulepszenie muszą być amortyzowane, a poniżej którego mogą być jednorazowo zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Prawidłowa kwalifikacja wydatków jest kluczowa, aby uniknąć nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych i zapewnić zgodność z przepisami. W przypadku wątpliwości warto zwrócić się o interpretację indywidualną do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, co zapewni przedsiębiorcy ochronę w razie kontroli podatkowej.