Klient nie przesyła faktur w terminie – wyliczać podatek czy czekać?
Brak terminowości klientów w dostarczaniu faktur to powszechny problem biur rachunkowych. Opóźnienia w przesyłaniu dokumentów księgowych nie tylko komplikują pracę księgowego, ale mogą też prowadzić do problemów podatkowych zarówno dla klienta, jak i biura rachunkowego. W obliczu takiej sytuacji pojawia się pytanie: czy księgowy powinien wyliczyć podatek na podstawie dostępnych dokumentów, czy poczekać na uzupełnienie brakujących faktur?
Niezaksięgowanie faktur na czas – jakie są konsekwencje?
Faktury kosztowe i sprzedażowe stanowią podstawę do prawidłowego rozliczenia podatkowego. Ważne, aby stosować odpowiednie procedury w biurze rachunkowym. Ich brak w odpowiednim okresie rozliczeniowym może prowadzić do błędów w deklaracjach podatkowych. Zgodnie z przepisami:
Faktury kosztowe – brak ich zaksięgowania skutkuje wyższym dochodem do opodatkowania, co może spowodować nadpłatę podatku.
Faktury sprzedażowe – niezewidencjonowanie sprzedaży w terminie może prowadzić do niewłaściwego obliczenia zobowiązania podatkowego i odpowiedzialności karnoskarbowej.
Odpowiedzialność podatnika i księgowego
Zgodnie z art. 61 Kodeksu karnego skarbowego (kks), podatnik, który nierzetelnie prowadzi księgi rachunkowe, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Dodatkowo, art. 9 § 3 kks wskazuje, że odpowiedzialność za niewłaściwe prowadzenie spraw podatkowych może ponosić także księgowy.
Niezewidencjonowanie faktur kosztowych
Faktury VAT
Prawo do odliczenia VAT istnieje przez określony czas:
Przy rozliczeniach miesięcznych – fakturę można ująć w okresie jej wystawienia lub w jednym z trzech kolejnych miesięcy.
Przy rozliczeniach kwartalnych – odliczenie jest możliwe w kwartale wystawienia faktury lub w jednym z dwóch kolejnych kwartałów.
Przykład 1:Fakturę kosztową wystawioną w styczniu można zaksięgować w styczniu, lutym, marcu lub kwietniu przy rozliczeniach miesięcznych.
Przykład 2:Faktura wystawiona w I kwartale musi zostać rozliczona najpóźniej w III kwartale przy rozliczeniach kwartalnych. Jeśli zostanie odkryta później, odliczenie VAT wymaga korekty.
Podatek dochodowy (PIT/CIT)
Na gruncie podatku dochodowego spóźnione faktury mogą zostać zaksięgowane:
Do końca roku podatkowego, którego dotyczą – jako koszt danego okresu.
Po zakończeniu roku – przez korektę rocznej deklaracji podatkowej.
Przykład:Faktura z listopada 2023 roku, odnaleziona w marcu 2024, może zostać ujęta w grudniu 2023, o ile roczne zeznanie podatkowe nie zostało jeszcze złożone. Jeśli jednak PIT został już złożony, konieczna jest korekta deklaracji.
Niezewidencjonowanie faktur sprzedażowych
Niezaksięgowanie faktury sprzedażowej w terminie może prowadzić do poważniejszych konsekwencji niż brak zaksięgowania kosztów. Zasady są jasne:
Faktura musi być ewidencjonowana w okresie, w którym doszło do sprzedaży.
Niedopełnienie tego obowiązku wymaga korekty deklaracji VAT i ewidencji księgowej.
Brak faktur sprzedażowych w plikach JPK_VAT może skutkować uznaniem księgi podatkowej za nierzetelną. W takich sytuacjach biuro rachunkowe i klient narażają się na odpowiedzialność karnoskarbową. Odpowiednie zarządzanie dokumentacją i procedury rozrachunków mogą okazać się niezbędne.
Jak radzić sobie z opóźnieniami klientów?
Klient nie przesyła faktur w terminie – wyliczać podatek czy czekać? - Biura rachunkowe mają kilka możliwości postępowania w przypadku braku faktur:
1. Zerowy plik JPK_VAT i korekta po otrzymaniu dokumentów
Niektóre biura decydują się na wysłanie zerowego pliku JPK_VAT, a następnie dokonanie korekty po otrzymaniu faktur. Choć końcowe rozliczenie jest zgodne z rzeczywistością, taki sposób działania może być zakwestionowany przez urząd skarbowy, ponieważ zerowy JPK powinien odzwierciedlać rzeczywistą sytuację podatnika.
2. Niewysłanie pliku JPK_VAT
Brak przesłania pliku JPK w terminie to również ryzyko kary grzywny. Organ podatkowy może uznać takie działanie za naruszenie przepisów.
3. Czynny żal
Jeśli plik JPK_VAT został przesłany po terminie lub konieczna była jego korekta, księgowy może złożyć czynny żal (art. 16 § 1 kks). Warunkiem skuteczności jest to, że organ skarbowy nie wykrył wcześniej naruszenia.
4. Wniosek o odroczenie terminu
Biuro rachunkowe może wystąpić do urzędu skarbowego z wnioskiem o odroczenie terminu na złożenie pliku JPK. Wniosek ten musi być jednak złożony przed terminem rozliczenia VAT i odpowiednio uzasadniony.
Jak zapobiegać problemom z terminowością?
Aby uniknąć problemów związanych z opóźnieniami w przesyłaniu faktur, biura rachunkowe mogą wprowadzić następujące rozwiązania:
Umowy z wyraźnie określonymi sankcjami za nieterminowe dostarczenie dokumentów.
Automatyzacja komunikacji z klientami – systemy przypominające o konieczności przesłania faktur.
Edukacja klientów – uświadamianie o konsekwencjach nieterminowości.
Ustalanie wcześniejszych terminów dostarczenia dokumentów niż wymagane przepisami.
Klient nie przesyła faktur w terminie – wyliczać podatek czy czekać? - podsumowanie
Brak terminowości w przesyłaniu faktur przez klientów to nie tylko problem organizacyjny, ale także ryzyko odpowiedzialności karnoskarbowej. Biura rachunkowe powinny działać ostrożnie, rozważyć wszystkie dostępne opcje prawne i edukować klientów, aby zminimalizować ryzyko opóźnień. Kluczowe jest tu współdziałanie księgowego i przedsiębiorcy, aby rozliczenia podatkowe były zgodne z przepisami i bezpieczne zarówno dla klienta, jak i biura rachunkowego. Terminowość dostarczania dokumentów jest również kluczowa w kontekście sporządzania sprawozdania finansowego.
