Faktura korygująca a rozliczenie VAT – jaką datę przyjąć do rozliczenia
Faktura korygująca a rozliczenie VAT – jaką datę przyjąć do rozliczeniaRozliczenie faktur korygujących w VAT to temat, który często budzi wątpliwości, zwłaszcza gdy pierwotna transakcja nie doszła do skutku, a usługa nie została wykonana. W takim przypadku należy zastanowić się, w którym okresie rozliczeniowym uwzględnić fakturę korygującą w pliku JPK_VAT. Odpowiednie podejście do tej kwestii wynika z przepisów ustawy o VAT, a także z praktyki stosowanej przez organy podatkowe. W niniejszym artykule wyjaśniamy, jak należy postąpić w sytuacji, gdy usługa została anulowana, a faktura korygująca została wystawiona po
dacie sprzedaży.
Przykładowa sytuacja faktury korygującej
Podatnik wystawił fakturę sprzedaży z datą 31 grudnia 2023 r., dokumentującą sprzedaż usługi, która ostatecznie nie doszła do skutku. Z tego powodu podatnik wystawił fakturę korygującą 8 marca 2024 r. z datą sprzedaży 31 grudnia 2023 r. Pojawia się pytanie, w jakim okresie rozliczeniowym uwzględnić fakturę korygującą i jak ją rozliczyć w pliku JPK_VAT.
Rozliczenie faktury korygującej – kluczowe przepisy
W przypadku faktur korygujących, które zmniejszają podstawę opodatkowania i kwotę VAT (tzw. korekta in minus), należy kierować się przepisami art. 29a ust. 13 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (u.p.t.u.). Przepis ten precyzuje, kiedy i w jakich warunkach podatnik może obniżyć podstawę opodatkowania w wyniku wystawienia faktury korygującej.
Art. 29a ust. 13 u.p.t.u.:
W przypadkach, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1-3 u.p.t.u., obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją.
Faktura korygująca a rozliczenie VAT – jaką datę przyjąć do rozliczenia - z powyższego wynika, że podatnik może obniżyć podstawę opodatkowania w okresie, w którym wystawił fakturę korygującą, ale tylko wtedy, gdy spełnione są określone warunki. Należy posiadać dokumentację, która potwierdza uzgodnienie korekty z nabywcą oraz fakt, że warunki te zostały spełnione. W przeciwnym razie, jeśli podatnik nie posiada takiej dokumentacji w okresie, w którym wystawił fakturę korygującą, obniżenie podstawy opodatkowania może nastąpić dopiero za okres, w którym podatnik uzyskał tę dokumentację.
Kiedy rozliczyć fakturę korygującą?
W omawianym przykładzie faktura korygująca została wystawiona 8 marca 2024 r. w związku z niewykonaniem usługi. Usługa ta miała zostać wykonana zgodnie z pierwotną fakturą z 31 grudnia 2023 r., ale ostatecznie do tego nie doszło. W takiej sytuacji należy kierować się zasadą, że korektę in minus uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym została wystawiona faktura korygująca – czyli za marzec 2024 r., pod warunkiem posiadania odpowiedniej dokumentacji. Księgowa po analizie dokumentów zaproponuje prawidłowe rozliczenie.
Dokumentacja potwierdzająca korektę
Aby skorzystać z możliwości rozliczenia korekty za marzec 2024 r., podatnik powinien posiadać dokumentację, która potwierdza, że uzgodnił z nabywcą warunki korekty. Dokumentacja może obejmować:
korespondencję mailową lub pisemną z nabywcą, która potwierdza zgodę na anulowanie usługi i wystawienie faktury korygującej,
oświadczenie nabywcy dotyczące niewykonania usługi,
inne dokumenty potwierdzające uzgodnienie warunków korekty.
Jeśli dokumentacja ta jest dostępna w momencie wystawienia faktury korygującej, korekta powinna być uwzględniona w rozliczeniu za marzec 2024 r.
Brak dokumentacji na moment wystawienia faktury korygującej
Jeżeli w momencie wystawienia faktury korygującej (8 marca 2024 r.) podatnik nie posiadał dokumentacji uzgadniającej korektę, obniżenie podstawy opodatkowania może zostać dokonane dopiero za okres, w którym dokumentacja została uzyskana. Przykładowo, jeśli dokumentacja została uzyskana w kwietniu 2024 r., korekta powinna być rozliczona w JPK_VAT za kwiecień 2024 r., a nie za marzec.
Faktura korygująca a rozliczenie VAT – jaką datę przyjąć do rozliczenia - podsumowanie
W przypadku wystawienia faktury korygującej związanej z niewykonaniem usługi, datą rozliczenia korekty VAT jest miesiąc, w którym faktura korygująca została wystawiona – w tym przypadku marzec 2024 r., pod warunkiem, że podatnik posiada odpowiednią dokumentację potwierdzającą uzgodnienie korekty z nabywcą. Jeśli takiej dokumentacji nie ma na moment wystawienia faktury korygującej, rozliczenie korekty następuje w miesiącu, w którym dokumentacja ta została uzyskana.
Podatnicy powinni zwrócić uwagę na spełnienie wymagań dokumentacyjnych, aby uniknąć błędów w rozliczeniu VAT i potencjalnych problemów z organami podatkowymi. Prawidłowe rozliczenie faktur korygujących pomaga w zachowaniu zgodności z przepisami i minimalizuje ryzyko nieporozumień z urzędem skarbowym.
