Biała lista podatników VAT – wszystko, co warto wiedzieć
Od 1 września 2019 roku przedsiębiorcy mają dostęp do białej listy podatników VAT – narzędzia stworzonego w celu ułatwienia weryfikacji kontrahentów i zwiększenia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. To ogólnodostępna baza danych, która odgrywa kluczową rolę w weryfikacji wiarygodności podatkowej firm. Co zawiera biała lista podatników VAT i jak z niej korzystać?
Czym jest biała lista podatników VAT?
Biała lista podatników VAT, znana również jako wykaz podatników VAT, to elektroniczna baza danych prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Jej celem jest umożliwienie przedsiębiorcom sprawdzenia, czy dany podmiot:
jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT,
został wykreślony z rejestru VAT,
przywrócono go do rejestru VAT.
Baza ta jest dostępna bezpłatnie i pozwala na weryfikację kontrahentów zarówno w bieżącym dniu, jak i do 5 lat wstecz. Znaleźć ją można na stronach:
Jakie dane zawiera biała lista podatników VAT?
Biała lista podatników VAT zawiera szczegółowe informacje na temat podmiotów gospodarczych. Są to:
Nazwa firmy lub imię i nazwisko (w przypadku osób fizycznych),
Numer identyfikacji podatkowej (NIP),
Status podatnika VAT, tj.:
czy jest podatnikiem VAT czynnym,
czy został zwolniony z VAT,
czy jego rejestracja została przywrócona,
czy odmówiono mu rejestracji bądź został wykreślony z rejestru,
Numer REGON, jeśli został nadany,
Numer KRS (dla spółek wpisanych do rejestru),
Adres siedziby (dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi),
Adres prowadzenia działalności lub adres zamieszkania (dla osób fizycznych),
Imiona i nazwiska osób reprezentujących podmiot oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
Numery rachunków bankowych, które podatnik zgłosił w urzędzie skarbowym.
Rachunki uwzględnione w wykazie to rachunki rozliczeniowe (firmowe) oraz imienne rachunki w SKOK, które zostały zgłoszone do administracji skarbowej i zweryfikowane przez system STIR.
Dlaczego biała lista podatników VAT jest ważna?
Biała lista VAT odgrywa kluczową rolę w obrocie gospodarczym. Dzięki niej przedsiębiorcy mogą sprawdzić:
Wiarygodność kontrahentów – upewniając się, że współpracują z podmiotami zarejestrowanymi jako podatnicy VAT czynni.
Zgłoszone rachunki bankowe – zapłata na rachunek znajdujący się poza białą listą może wiązać się z sankcjami podatkowymi.
Bezpieczeństwo podatkowe – weryfikacja kontrahenta na białej liście może pomóc uniknąć problemów z urzędem skarbowym, zwłaszcza w kontekście dochowania należytej staranności.
Rodzaje rachunków na białej liście podatników VAT
Biała lista zawiera jedynie rachunki rozliczeniowe (firmowe) oraz imienne rachunki w SKOK. Nie uwzględnia rachunków oszczędnościowo-rozliczeniowych (ROR), które są używane przez osoby prywatne. Dlatego przedsiębiorcy muszą upewnić się, że ich rachunki firmowe zostały zgłoszone do właściwego urzędu skarbowego.
Przykładowo, jeśli płatność za towar lub usługę zostanie dokonana na rachunek, który nie znajduje się na białej liście, a kwota transakcji przekracza 15 000 zł, podatnik nie będzie mógł zaliczyć tej kwoty do kosztów uzyskania przychodu. Dodatkowo może zostać solidarnie pociągnięty do odpowiedzialności za niezapłacony VAT przez kontrahenta.
Jak zaktualizować dane w białej liście podatników VAT?
Jeśli rachunek podatnika nie został uwzględniony na białej liście, konieczne jest zgłoszenie go do urzędu skarbowego. W zależności od formy prowadzonej działalności, należy wypełnić odpowiedni formularz:
CEIDG-1 – dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą,
NIP-8 – dla podmiotów wpisanych do KRS,
NIP-2 – dla spółek cywilnych,
NIP-7 – dla osób fizycznych prowadzących działalność, która nie podlega rejestracji w CEIDG.
W przypadku zgłaszania rachunków bankowych wymagane jest również załączenie formularza NIP-B.
Jak sprawdzić kontrahenta na białej liście VAT?
Weryfikacja kontrahenta na białej liście VAT jest prosta i szybka. Wystarczy podać jeden z następujących identyfikatorów:
Numer NIP,
Numer REGON,
Numer KRS,
Nazwę firmy lub imię i nazwisko.
Biała lista podatników VAT – wszystko, co warto wiedzieć - po wpisaniu danych w wyszukiwarkę dostępne są szczegółowe informacje o statusie kontrahenta oraz zgłoszonych przez niego rachunkach bankowych. Ważne jest, że dane te są aktualne na dzień dokonania weryfikacji.
Konsekwencje płatności na rachunek spoza białej listy
Zapłata na rachunek, który nie znajduje się na białej liście, może skutkować poważnymi konsekwencjami podatkowymi:
Brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu,
Odpowiedzialnością solidarną za VAT niezapłacony przez kontrahenta.
Aby uniknąć tych problemów, przedsiębiorcy powinni przed każdą większą transakcją upewnić się, że rachunek odbiorcy znajduje się na białej liście.
Jakie dane można sprostować lub usunąć z białej listy?
Dane podmiotów wykreślonych z rejestru VAT lub tych, którym odmówiono rejestracji, są usuwane z białej listy po upływie 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym doszło do wykreślenia. W przypadku podatników aktywnych dane również są usuwane po 5 latach od momentu wykreślenia z rejestru.
Podatnik może wnioskować o sprostowanie błędnych danych, składając odpowiednie pismo do urzędu skarbowego.
Biała lista podatników VAT – wszystko, co warto wiedzieć - podsumowanie
Biała lista podatników VAT to nieocenione narzędzie, które zwiększa bezpieczeństwo transakcji gospodarczych. Dzięki niej przedsiębiorcy mogą w prosty sposób weryfikować status kontrahentów, zgłoszone rachunki bankowe i unikać problemów podatkowych. Regularne korzystanie z białej listy to podstawa zachowania należytej staranności i minimalizowania ryzyka finansowego w obrocie gospodarczym.
