Autentyczność, integralność treści i czytelność faktury – jak zapewnić poprawność faktur VAT?
Faktura VAT jest podstawowym dokumentem, który zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy odgrywa kluczową rolę w rozliczeniach podatkowych. Dla sprzedawcy faktura dokumentuje dokonanie sprzedaży, natomiast dla nabywcy stanowi podstawę do odliczenia podatku VAT. W związku z tym podatnik ma obowiązek zapewnienia trzech fundamentalnych elementów związanych z fakturą: autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności dokumentu.
Czym jest autentyczność, integralność treści i czytelność faktury?
Autentyczność pochodzenia faktury
Autentyczność, integralność treści i czytelność faktury – jak zapewnić poprawność faktur VAT?. W praktyce chodzi o to, aby nabywca mógł mieć pewność, że faktura została wystawiona przez rzeczywistego dostawcę towarów lub usługodawcę. Tożsamość wystawcy faktury musi być zatem jednoznacznie ustalona i nie może budzić żadnych wątpliwości.
Integralność treści faktury
Integralność treści faktury odnosi się do gwarancji, że dane zawarte na fakturze nie zostały zmienione od momentu jej wystawienia. Wszelkie informacje, które są wymagane na fakturze, muszą pozostać nienaruszone, co zapewnia, że dokument jest wiarygodnym źródłem informacji o transakcji.
Czytelność faktury
Czytelność faktury dotyczy tego, aby wszystkie dane zawarte na fakturze były zrozumiałe i łatwe do odczytania zarówno w momencie jej wystawienia, jak i podczas całego okresu przechowywania dokumentu. Dokument musi być czytelny bez względu na to, czy jest przechowywany w formie papierowej czy elektronicznej.
Jak zapewnić autentyczność, integralność treści i czytelność faktury?
Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, podatnicy mają obowiązek wdrożenia kontroli biznesowych, które zapewniają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Kontrole te mają za zadanie weryfikować zgodność faktury z rzeczywistością oraz zapewnić, że dokument nie został zmieniony ani uszkodzony.
Kontrole biznesowe
Warto zaznaczyć, że skuteczność kontroli biznesowych zależy od odpowiedniego wdrożenia systemów zarządzania dokumentami, które umożliwiają pełną kontrolę nad obiegiem faktur w przedsiębiorstwie.
Wiarygodna ścieżka audytu
Wiarygodna ścieżka audytu to proces, który zapewnia, że każdy etap związany z wystawieniem i przechowywaniem faktury można łatwo prześledzić. W praktyce oznacza to, że dokumenty uzupełniające oraz realizowane transakcje muszą być ze sobą powiązane w sposób, który umożliwia ich łatwe odszukanie i zweryfikowanie.
Przechowywanie faktur a wymogi ustawowe
Podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur zgodnie z przepisami zawartymi w art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT. Przepisy te wymagają, aby faktury były przechowywane w sposób zapewniający ich autentyczność, integralność oraz czytelność przez cały okres przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Faktury mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Ważne jest jednak, aby sposób przechowywania umożliwiał ich łatwe odszukanie, a także zapewniał spełnienie wymogów dotyczących autentyczności i integralności.
W takich sytuacjach niezbędne mogą okazać się odpowiednie procedury w biurze rachunkowym.
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej
Coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na przechowywanie faktur w formie elektronicznej, co jest zgodne z przepisami prawa. Art. 112a ustawy o VAT dopuszcza taką możliwość, pod warunkiem, że dokumenty te będą przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność.
W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 25 lipca 2024 r. (nr 0111-KDIB3-3.4012.209.2024.2.PJ) wskazano, że podatnik, który archiwizuje faktury papierowe wyłącznie w formie elektronicznej, zachowa prawo do odliczenia VAT, o ile spełni wymogi dotyczące przechowywania tych dokumentów. Ważne jest, aby elektroniczna forma przechowywania faktur zapewniała możliwość ich łatwego odszukania oraz zgodność z ustawowymi wymaganiami.
Wyjątki od elektronicznego przechowywania faktur
Choć prawo dopuszcza przechowywanie faktur w formie elektronicznej, istnieją pewne wyjątki. W interpretacji indywidualnej z dnia 14 lipca 2023 r. (nr 0112-KDIL1-2.4012.194.2023.2.ID), Dyrektor KIS uznał, że przechowywanie otrzymanych faktur papierowych wyłącznie w formie elektronicznej jest niedopuszczalne, jeśli przed ich zniszczeniem nie zostały spełnione warunki dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności.
W przypadku, gdy faktury papierowe miałyby zostać zniszczone przed ich dokładną weryfikacją, podatnik może stracić prawo do odliczenia VAT. Z tego względu, przed podjęciem decyzji o archiwizacji faktur papierowych w formie elektronicznej, należy upewnić się, że wszystkie wymogi związane z ich przechowywaniem zostały spełnione.
Autentyczność, integralność treści i czytelność faktury – jak zapewnić poprawność faktur VAT? – podsumowanie
Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur jest kluczowe dla prawidłowego rozliczania VAT i zachowania prawa do odliczenia podatku. Przedsiębiorcy muszą wdrożyć odpowiednie kontrole biznesowe i ścieżki audytu, które umożliwiają skuteczne zarządzanie fakturami od momentu ich wystawienia lub otrzymania, aż do końca okresu przechowywania.
Jeśli masz wątpliwości dotyczące prawidłowego przechowywania faktur lub potrzebujesz wsparcia w zakresie rozliczeń VAT.
